(1)有条件的情况下，打好腹稿。

人们常说“不打没准备的仗”，如果在做一件事之前，没有做好充分的准备，对未知的挑战一无所知的话，在面对问题时就会手足无措。如果在面对客户投诉时，能提前了解该客户的需要，那么在面对责难时，就可以采取相应的措施，解决问题;如果在和汇报工作时，能想好在有限的时间内该重点汇报什么，想了解的是什么，就能更好的辅助的工作。

(2)吐字清晰、声音洪亮悦耳。

吐字清晰能避免重复话语，减少不必要的误会和麻烦。如果别人在向你传达信息时，声音轻，吐字含糊，你会有什么样的感觉呢?因此，不管在人多的大场合还是人少的办公室，秘书在说话时，都应把话说清，尽量让声音能让人听清楚。

2.面对不同的对象秘书的口头语言艺术

(1)面向上级时：技巧是关键

向上级汇报工作时：要注意时间、注意重点、注意简洁。的时间宝贵，因此在汇报工作时要注意缩短时间，言之有物。像美国历总统林肯说的那样：“当我派一个人出去买马的时候，我并不希望这个人告诉我这匹马的尾巴有多少根毛，我只要知道它特点就可以了。”

(2)与同事沟通时：站在对方的立场，换位思考。良好的同事关系，不仅可以促进工作的顺利，而且还能左右逢源，增进彼此之间的关系。不背后议论同事;对于敏感话题，如果避免不了，在回答对方的时候要照顾对方的面子;对于同事之间的分歧，低调做人是关键。